6 förvaltningsprocesser som ni kan automatisera bort

Har man någon gång jobbat med parkeringsförvaltning så vet man hur tidskrävande det kan vara. Att manuellt hålla koll på inkommande intresseanmälningar, befintliga avtal, matchning av vakanser, distribution av garagenycklar och fysiska parkeringstillstånd, hantering av avisering och betalningar och, ja…listan fortsätter. Alla dessa manuella steg för varje plats, avtal och hyresgäst tar tid och lämnar stort utrymme för misstag, som till exempel att dubbla avtal upprättas för samma parkeringsplats eller att befintliga vakanser missas. Resultatet blir en kostsam och ineffektiv verksamhet som skapar frustration för såväl administratör som hyresgäst.

“Vore det inte smart om det gick att automatisera bort en del av dessa tidskrävande processer? Då skulle ni kunna lägga mer tid på att ge förstklassig kundservice eller utöka ert erbjudande med nya tjänster, som t.ex. elbilsladdning.”

Så vore det inte smart om det gick att automatisera bort en del av dessa tidskrävande processer? Det kan ni! I det här blogginlägget går vi igenom några av de steg som ni kan automatisera genom att digitalisera er parkeringsförvaltning.

1. Köhantering

Minska er kö-administration genom att erbjuda en lättåtkomlig, digital kösida för parkering, där ni själva bygger upp utbudet med olika parkeringserbjudanden och platsklasser. Här kan era hyresgäster anmäla intresse för reserverad parkering eller utföra direktköp av digitala parkeringstillstånd utifrån sina behov av t.ex. stor/liten plats, elbilsladdning, poolplats eller liknande.

2. Tillsättning

Med ett digitalt Parking Management System kan ni välja mellan att tilldela platser själva för en mer kontrollerad process, eller låta systemet sköta det åt er helt automatiskt. Och inte nog med det! Om ni vill erbjuda exempelvis personaltillstånd, boendeparkering och gästtillstånd till olika pris kan ni göra det med hjälp av behörighetskoder – då ser systemet automatiskt till att endast de personer som har rätt till dessa platser och priser får tillgång till dem.

3. Avtalssignering

Med digital avtalssignering automatiseras avtalsprocessen. Hyresgästen väljer vilken typ av parkering de vill nyttja, varpå systemet automatiskt skickar ett avtalsförslag med förifyllda priser och villkor (utifrån era inställningar, såklart). Sedan signerar de med digitalt BankID och kan börja nyttja sin plats direkt när avtalet träder i kraft. Snabbt, enkelt och utan någon manuell handpåläggning från er.

4. Nyckelhantering

Med digitala nycklar som en del av ert Parking Management System blir det både enkelt och smidigt för era kunder att hantera sin parkeringsaccess, utan att ni behöver lägga tid på distribution av fysiska garagenycklar och taggar. Ni säkerställer dessutom att endast personer med aktiva avtal har tillgång till era parkeringsytor, eftersom varje nyckel är kopplad till ett aktivt avtal.

"En stor fördel med digital parkeringsförvaltning för parkören är helt klart den digitala accessen - att kunna öppna portar med telefonen och enkelt dela den med till exempel sin familj eller kollegor."

-        Tobias Wallin, VD på Parkando

Hyresgästen använder sin parkeringsapp för att öppna porten. I appen kan de även dela sin nyckel med exempelvis kollegor, familj eller tillfälliga besökare som behöver nyttja parkeringsplatsen. Ingen extern programvara behövs, utan allt är samlat i ett system för att försäkra maximal spårbarhet och användarvänlighet.

5. Avisering och betalning

Aviseringar och betalningshantering är vanligtvis två administrativt krävande processer i traditionell parkeringsförvaltning. Men om man digitaliserar förvaltningen kan fakturering, övervakning av inbetalningar, betalningsmatchning och påminnelser ske helt automatiskt. Systemet fakturerar hyresgästen baserat på deras avtal och förvalda betalmetod, som exempelvis:

• Kortbetalning

• Autogiro

• E-faktura

• Brevfaktura

• Kivra

6. Prisuppräkning och villkorsändringar

Hur många tilläggsavtal skickar ni vanligtvis ut på ett år? Om ni digitaliserar parkeringsförvaltningen kan ni låta systemet sköta alla uppdateringar utifrån era inställningar. Istället för att manuellt skapa tilläggsavtal för varje avtalsändring, som vid exempelvis prisuppräkning och uppdaterade villkor, kan ni automatisera processen:

• Olika avtalsvillkor i systemet läggs in för specifika p-platser eller hela anläggningar

• Prisuppräkning ställs in med önskad procentsats och frekvens

Därefter sköter systemet alla uppdateringar automatiskt och löpande för samtliga avtalstagare. På så sätt minimeras administrationen, ni får bättre koll och ni säkerställer att samtliga avtal i systemet hålls uppdaterade.

Vad mer kan man göra för att förbättra sin parkeringsförvaltning?

Som ni märker finns det en hel del ni kan automatisera och effektivisera genom att digitalisera er parkeringsförvaltning. Men tidseffektiviseringen är bara en av anledningarna till att digitalisering är ett smart vägval. I vår artikel ”Tre anledningar till varför ni ska digitalisera er parkeringsaffär” hittar ni tre till!