Fyra fördelar med automatiserad tillsättning av parkering

Hur mycket tid lägger ni på köhantering och tillsättning av parkering? En tillsättningsprocess kan se lite olika ut. I det här blogginlägget går vi igenom tre sätt som ni kan automatisera tillsättningen på, samt de största möjligheterna som detta innebär för er som äger eller förvaltar parkering. Vi ger er också några tips kring hur ni väljer vilken nivå av automatisering som passar bäst för just er verksamhet.

Hur går en tillsättning av parkering till?

När det gäller digitaliserad parkeringsförvaltning ser tillsättningsflödet ut så här:

1. Ni visar upp ert erbjudande på en digital köpsida (detta berättar vi mer om här)

2. Er kund anmäler intresse för eller köper ett digitalt parkeringstillstånd/reserverad plats (här kan du se en film som visar köpresan för kunden)

3. Kunden får tillgång till sitt avtal och kan börja parkera (detta sker sömlöst med steg 2)

Hur går det till när kunden får tillgång till sin nya parkering? Det finns tre olika tillsättningsprocesser (fyra, om man räknar den manuella):

1. Automatisk tillsättning från kö (0 min)

• Systemet skickar automatiskt ett avtalsförslag via epost till nästa person på tur när en plats blir ledig

• Kunden signerar avtalet digitalt

• Kunden laddar ner er egenbrandade smartphone-app och får access till sin parkering direkt

2. Automatisk tillsättning genom direktköp av p-tillstånd eller reserverad plats (0 min)

• Systemet skickar automatiskt ett avtalsförslag till kunden vid köptillfället

• Kunden laddar ner er egenbrandade smartphone-app och får access till sin parkering direkt

3. Intresseanmälan med automatisk matchning (5 min)

• Systemet matchar intresseanmälan mot vakans

• Systemet skickar automatiskt en notis vid en matchning

• Handläggare ser över matchningen och skickar avtalsförslag digitalt med några klick

• Kunden får avtalet via mail och godkänner digitalt

• Kunden laddar ner er egenbrandade smartphone-app och får access till sin parkering direkt

4. Manuell handläggning (ca 60-100 min + flera dagars ledtid) (OBS – inte via Park46)

• Handläggare matchar intresseanmälningar mot vakanser

• Handläggare tar fram ett avtalsförslag som skickas till kunden

• Kunden skriver under och skickar tillbaka avtalet

• Handläggare registrerar avtalet, kvitterar nyckel, förbereder fakturering etc…

Automatiserad tillsättning minskar administrationen

Som vi tidigare har skrivit här i kunskapsbanken är det inte ovanligt att det utan ett digitalt parkeringssystem tar ca 60-100 minuters effektiv arbetstid för en handläggare att manuellt tillsätta en parkeringsplats (och då räknar vi bort all väntetid, som till exempel att avtal ska skickas fram och tillbaka med posten)

När man använder ett digitalt parkeringssystem kan man minska den här handläggningstiden med mellan 85-100 procent.

Detta innebär helt nya möjligheter för er som fastighetsägare. En tillsättningsprocess som tidigare var svår och resurskrävande kan nu bli enkel och effektiv, eftersom systemet tar hand om administrationen.

Automatiseringen ökar kundnöjdheten

Det är heller inte ovanligt att kunder upplever att det är svårt och tidskrävande att ansöka om parkering. Var ska man vända sig? Hur vet jag vilken plats jag har i kön? När kommer avtalet? Hur länge behöver jag vänta på min garagenyckel?

Denna osäkerhet och de långa väntetider som ofta följer av manuell parkeringsförvaltning leder till frustration hos många parkeringskunder. När ni automatiserar tillsättningen får era kunder full insyn i vad som händer med deras köplats och direkt tillgång till parkeringen så fort det finns en plats eller ett parkeringstillstånd tillgängligt.

Med andra ord: om er främsta utmaning är att få era parkeringskunder att känna sig nöjda, innebär ett digitalt systemstöd en fantastisk möjlighet. När kunden erbjuds ett snabbt och smidigt sätt att själv skaffa parkering - helt utan väntetid – då kommer kundnöjdheten att öka.

Hur mycket vågar man automatisera?

En vanlig fråga vi får är om man verkligen vågar automatisera hela tillsättningen till 100%. Det korta svaret är att det är helt upp till er - här kommer tre exempel på hur man kan tänka:

1. Om ni exempelvis arbetar med stora volymer av parkeringstillstånd som ska vara tillgängliga för vem som helst, kan det vara fördelaktigt att låta systemet sköta hela tillsättningsprocessen automatiskt. Det minimerar er administration, samtidigt som det går snabbare för era kunder att få tillgång till sin parkering. Med full automatisering maximerar ni både beläggningsgraden och kundupplevelsen – win-win.

2. Har ni en mindre parkeringsyta och/eller specifika krav som behöver uppfyllas för att någon ska få parkera kan ni också prova full automatisering. Då ställer ni in automatiska kontroller i systemet. Till exempel att det ska krävas en specifik behörighetskod för att ett köp ska gå igenom. Alternativt att ni aktiverar en koppling till SPAR-registret, vilket gör att personens folkbokföringsadress automatiskt matchas mot era kriterier innan ett köp kan gå igenom. Full automatisering ökar lönsamheten, samtidigt som ni har full kontroll över vilka som ska ha möjlighet att parkera hos er.

3. Om ni har en komplex parkeringsaffär med många specialfall (som inte går att lösa enligt exempel 2) kan ni välja att endast erbjuda intresseanmälan och sedan sköta tillsättningen semi-manuellt. Även i denna process är många steg automatiserade. Systemet sköter till exempel kö-ordningen, matchning mellan intresseanmälningar och vakanser, samt skickar en notis när det finns en matchning – allt ni behöver göra är att trycka på en knapp.

Sammanfattning – vad vinner man på att automatisera tillsättningen?

Kort och gott är de fyra främsta fördelarna med att automatisera tillsättningen:

1. Sparad tid för administratören

2. Snabbare köpupplevelse för kunden

3. Minskad kostnad för tillsättning

4. Ökad beläggningsgrad

Genom att digitalisera parkeringsförvaltningen kan ni alltså minska era administrativa kostnader, samtidigt som parkeringsupplevelsen blir bättre för era kunder. Dessutom bidrar den snabbare tillsättningstakten till en ökad beläggningsgrad.